Срок хранения приказа на ученический отпуск

Приказы по личному составу, отражаемые в трудовой книжке (прием, перевод, увольнение), имеют нормативный срок хранения 75 лет и должны быть разграничены с приказами об отпуске, командировке, дежурстве со сроком хранения 5 лет.

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Статья: О чем не стоит забывать кадровику в конце года (Давыдова Е.В.) («Отдел кадров коммерческой организации», 2017, N 12) Отметим, что согласно результатам инспекционных проверок Минкультуры (именно этот орган проверяет соблюдение архивного законодательства) одной из самых распространенных ошибок является некорректная подшивка документов в дела. Так, ошибкой считается подшивка приказов по личному составу вместе с приказами по основной деятельности (например, приказы по отпуску по беременности и родам и приказы по отпуску по уходу за ребенком).

Срок хранения приказа на учебный отпуск

Ведь если, например, при наложении дисциплинарного взыскания за прогул не потребовали объяснительную записку от работника (а у сотрудника была уважительная причина для такого поступка), действия работодателя могут быть оспорены в суде. Ни одной организации не нужны лишние неприятности и расходы! Помните, что правильно оформленные, обоснованные и юридически грамотные приказы обезопасят вас при проверках контролирующих органов.

Хранение приказов по личному составу

Приказы по личному составу оформляются, как правило, в нескольких экземплярах (оригинал и копии): оригинал подшивается в соответствующее дело, которое хранится в кадровой службе; первая копия хранится в бухгалтерии и является основанием для проведения бухгалтерских операций; вторая копия помещается в личное дело работника в случае, если оно ведется.

Срок хранения приказа на ученический отпуск

Если нужно подготовить приказ на групповой уход, то берется бланк Т-6а.

Образец приказа по форме Т-6 о предоставлении учебного отпуска с сохранением заработной платы:

Оформление полей типовой формы приказа Т-6 при предоставлении учебного отпуска:

  1. Сведения о предприятии работодателя — ее название, ОКПО.
  2. Регистрационные данные приказа — нумерация и дата составления. Номера присваиваются по порядку, как правило, к числовому номеру через дробь или дефис добавляется буквенное обозначение вида отпуска, в случае учебного обычно добавляют букву «У».
    Однако, данное требование к нумерации не обязательно.

Здесь действуют только практические рекомендации. Поэтому система организуется максимально удобно для самих кадровиков и руководителя.

Читайте также:

  • Образец описи дел структурного подразделения

Необходимо учесть, что бумаги могут в любой момент понадобиться проверяющей структуре или работникам для справочных сведений. Для документов разного срока хранения, приказов на отпуска в том числе, стоит выделить отдельные папки или ячейки.
Подразделять ли приказы на более специализированные группы, кадровые работники решают, в зависимости от объема делопроизводства организации.

Главная новость Как получить звание «Ветеран труда» с наградами и без

Тема номера Как бы факты про график отпусков, правда о которых удивит даже матерого кадровика

Неиспользованные отпуска сгорают. Или нет?..

Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения.

Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в номенклатуру дел организации .

При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение.

В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них. В качестве основания к приказам могут выступать:

Как правило, если в текущем делопроизводстве совместно формировали приказы и основания к ним, то в процессе подготовки для архивного хранения такие дела переформировывают для их разделения.

Срок хранения приказов на ученический отпуск

Остальные работодатели вправе утвердить свои формы этого первичного учетного документа.

В нашем примере за основу берется переработанная унифицированная форма № Т-60.

Шаг 1 Заполняем лицевую сторону записки-расчета

В заголовочной части записки-расчета указываются наименование организации и код по ОКПО.

Содержательная часть записки-расчета содержит следующие сведения:

  • Фамилия, имя, отчество работника, табельный номер;
  • Даты начала и окончания дополнительного отпуска.

Шаг 2 Подписываем записку-расчет

Лицевая сторона записки-расчета должна быть подписана работником кадровой службы.

Шаг 3 Передаем записку-расчет в бухгалтерию

Записка-расчет передается в бухгалтерию для расчета причитающихся работнику выплат.

Важноimportant
Только после личного прочтения содержимого можно быть спокойным в том, что в дальнейшем работодатель не предъявит претензий по нарушению трудовой дисциплины и не обвинит в прогулах.

Регистрация распоряжения в журнале

Вся кадровая распорядительная документация должна регистрироваться. Для этого кадровики ведут сводный журнал для приказов.


В него вносятся основные данные о составленном документе:

  • номер,
  • дата,
  • краткое содержание,
  • сведения об исполнителе.

Пример регистрации приказа в журнале:

Подобные регистрационные записи позволяют отследить степень исполнения распоряжений директора и позволяют быстро найти нужный кадровый документ.

Внесение записи в личную карточку

Предоставленный учебный отпуск заносится в карточку Т-2 в восьмой раздел.

В распорядительной – перечислены конкретные задания, исполнители и сроки исполнения. Кроме того, обязательно должны быть перечислены основания для издания приказа.
Обратите внимание, что дата приказа и регистрационный номер пишутся от руки после завершения процедуры оформления приказа. Ведь как можно заранее присвоить номер и дату документу, который еще не подписан? Вполне возможно, что проект приказа будет переделываться, а за это время в книге регистрации нумерация уйдет далеко вперед.

Статья об ознакомлении с приказом под роспись поможет вам не допускать ошибок в работе.

Согласование и подпись проекта приказа

Проекты приказов по личному составу чаще всего готовятся кадровой службой по представлению (например, в докладной или служебной записке) руководителей структурных подразделений и согласовываются с заинтересованными должностными лицами.

Например, отдельно приказы, связанные с трудовым стажем (о приеме, увольнении, перемещении работников), и приказы, в которых содержатся сведения о заработной плате (приказы о премировании, поощрении).

Сроки хранения приказов по личному составу

Итак, подведем итог сказанному. Приказ по личному составу начинает свою жизнь с документа-основания, в соответствии с которым готовится проект самого приказа, далее он проходит согласование в структурных подразделениях организации.


После этого приказ подписывается руководителем организации, доводится до сведения сотрудника и хранится в кадровой службе организации до момента сдачи в архив.

* Постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «Унифицированной системой документации.

С этой целью в компаниях используется несколько принципов:

  • Хранение документации по отдельным папкам с разделением на кратковременные документы и долговременные. Рекомендуется не складывать все бумаги вместе.
  • Систематизация по годам, месяцам и датам.

    Каждая папка с документами — это приказы определенного временного промежутка.

    Внутри все бумаги раскладываются с учетом их регистрации в журнале учета (по месяцам и дням). Таким образом, происходит облегчение задачи по поиску того или иного документа.

  • Использование расположения по номерам приказов с учетом алфавитного порядка.

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

Оборот источников второго типа при этом может регулироваться дополнительными внутренними регламентами.

Комментарии 0

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *